La Dématérialisation

La dématérialisation est le processus qui consiste à remplacer dans les entreprises ou les organisations toutes les ressources d’informations matérielles en fichier informatiques et des ordinateurs dans le but de passer dans l’ère du « bureau sans papier ». Le but de cette dématérialisation est une efficacité optimal en proposant une gestion une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits dans l’entreprise ou émanant de l’extérieures (clients, fournisseurs, etc…). La démarche de dématérialisation est obligatoirement une numérisation, ce qui signifie un transfert de toutes les informations possible sur le support numérique. La dématérialisation est un processus mis en avant par des initiatives individuelles et souvent localisées, pour pouvoir réduire toutes les contraintes qu’impliquent les documents matériels, comme par exemple le délai de communication. C’est en 1967 précisément que tout le processus a commencé, avec le développement des disquettes (celles-ci pouvaient contenir beaucoup de documents). Au fil de son développement, la dématérialisation est devenue un nouveau modèle qu’un grand nombre cherchait à appliquer jusqu’à ce que l’informatisation devienne une structure et une culture pour la vie professionnel. En relation avec toutes les conditions qu’elles pouvaient remplir au contraire des informations papiers, la dématérialisation bien gérée permet d’augmenter sa productivité, en dynamisant les activités d’une région ou encore en facilitant le partage d’informations. Celle-ci a entraîné un changement marquant des pratiques à tous les échelons de l’entreprise ou collectif, puisque le processus si partagé à ces partenaire permet à chacun de bénéficier des ressources numériques, de la facilité d’échange de données mais aussi de ses traitements tout cela en évitant les coûts élevés de la numérisation.

On peut trouver deux sortes dématérialisation : celle native qui correspond au cas où les documents arrivent ou sont créer directement sous forme numérique, c’est pour cela que la numérisation n’est pas nécessaire cependant il faut bien mener toutes les étapes ultérieures. La seconde dématérialisation est celle a posteriori qui permet de trouver un document entrant sous forme papier dans l’entreprise, ce qui implique la numérisation obligatoire.

Pour pouvoir plus facilement comprendre la dématérialisation, il est nécessaire d’expliquer ces différentes étapes : la première, la numérisation, si le document n’est dématérialisé quand il est créé, il faut donc transférer l’image du document papier vers un fichier ou plus facilement dit nous devons scanner le document. Cette image est ensuite traitée pour pouvoir retenir que le contenu sous une forme exploitable, en particulier nécessaire pour l’indexation, on fait appel donc à des outils de reconnaissances de caractères. La seconde étape c’est l’archivage, les documents doivent être stockés après leur numérisation, et cette étape suit plusieurs problématiques : le support utilisés, les droits d’accès aux documents, les sauvegardes, le classement des documents, l’intégrité des documents au fil du temps et enfin la législation en vigueur. L’étape suivante est l’intégration des évolutions, nécessaire pour définir des procédures par rapport à la gestion des documents, on trouve par exemple des questions comme comment alors révoquer un document périmé ? Faut-il créer un nouveau document et annuler la validité du précédent ? Il faut savoir que la multiplication des copies d’un document nécessite de porter une attention particulière à ces questions. La dernière étape est la certification, qui est impératif après la numérisation pour certifier que le document copier est conforme à l’original papier. Puisque si des caractères sont changés lors de la copie, les conséquences peuvent être gênantes ou être liés à de gros problèmes surtout dans le domaine financier. La personne vérifiant la copie numérique et qui apporte sa signature est responsable de la certification conforme, et elle doit donc être clairement identifiée.
La dématérialisation permet beaucoup d’enjeux pour les institutions, les entreprises ou organisations qui l’utilisent : Premièrement, cela permet d’économiser les ressources, en effet elle permet des économies sur les coûts liés au papier. Or ce constat n’est pas totalement vrai, puisque sur une dématérialisation a posteriori le document papier est existant, et même si cela coûte le fait est que les supports électroniques sont aussi à l’origine de coûts. En second enjeu, il y la faciliter du partage d’informations qui est irrévocable, puisqu’il n’est pas lié à un document papier il est donc plus facile de l’envoyer en pièce jointe par mail que d’aller faire une photocopie pour ensuite le donner en main propre ou alors l’envoyer par la poste. Ensuite, nous trouvons l’amélioration de l’indexation des documents, puisqu’un document informatique est directement traité par le système informatique, cela permet donc une indexation plus performante que celle manuelle. Et enfin, cela permet d’assurer des sauvegardes des documents, puisque les documents papiers finissent perdus ou alors détruits, alors que les documents informatiques sont de un copier instantanément et plusieurs sauvegardes du même document sont effectuées à différents endroits et supports.

La dématérialisation est donc un processus nécessaire à la survie des entreprises ou organisations dans nos sociétés cependant il est normale de trouver des limites à ce système, cependant la dématérialisation reste quand même au cœur de l’évolution.

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Schéma explicant les grandes étapes de la dématérialisation issue du site Prologue.fr

Sources :


Auteur : Laura de Surmont

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